Das  Meeting Check-In ist ein unverzichtbares Werkzeug in der Remote Arbeitswelt geworden.

Erfahrene Manager wissen, wie wichtig Vertrauen, Verbundenheit und Zusammenarbeit ist, wenn das Team leistungsfähig sein soll. Für viele Remote-Teams sind Meetings die einzige Chance, diese wichtigen menschlichen Beziehungen zu pflegen. Leider verleiten unsere – immer voller werdenden – Terminkalender dazu, sich sofort auf das Geschäftliche zu stürzen und das zwanglose Gespräch zu überspringen, das wir von Angesicht zu Angesicht geführt hätten.

Setzen Sie den Meeting Check-In ein! Der Meeting Check-In ist die bewusste Praxis des “Eincheckens” vor Beginn eines Meetings, anstatt sich sofort auf die Tagesordnungspunkte zu stürzen. Check-Ins sind zu einem wichtigen Bestandteil unserer neuen virtuellen Welt geworden. Und dieser Artikel soll Sie dabei unterstützen, Check-Ins sinnvoll und effizient zu gestalten, um die menschlichen und beruflichen Prioritäten Ihres Teams in Einklang zu bringen.

 

Was ist ein Meeting Check-In?

 

Der Meeting Check-In ist eine Gelegenheit, sich zu Beginn eines Meetings kurzweilig – aber dennoch professionell – auszutauschen und ein Gefühl dafür zu bekommen, in welcher Verfassung die Mitarbeiter an dem Gespräch teilnehmen. Es gibt verschiedene Check-In-Möglichkeiten, z. B.:

•  Achtsame Minuten (ein paar Mal gemeinsam tief durchatmen, bevor Sie beginnen).
• Stellen Sie „lustige“ Fragen, um eine Beziehung zwischen den Kollegen aufzubauen.
• Status-Updates darüber, wie es den Teilnehmern geht.

Das Einchecken vor einer Teambesprechung oder einem Einzelgespräch lädt die Teilnehmer zum Gespräch ein und gibt ihnen die Möglichkeit, sich auf den gegenwärtigen Moment zu konzentrieren. Das ist wichtig, denn viele von uns rennen den ganzen Tag von einer Besprechung zur nächsten, ohne sich die Zeit zu nehmen, innezuhalten.

Check-ins können von jedem im Team durchgeführt werden. Wenn Sie ein Team managen, könnten Sie jede Woche eine neue Person mit der Leitung der Check-Ins beauftragen.

 

Warum Sie Check-Ins durchführen sollten

 

Wenn Sie eine Besprechung mit einem kurzen Check-In beginnen, justieren Sie den Umgangston und geben allen die Möglichkeit, sich aufeinander einzustimmen. In einer virtuellen Fernbeziehung sind Check-Ins ein wirksames Mittel, um unser Bedürfnis nach Geselligkeit auszugleichen.

Auch wenn Sie vielleicht versucht sind, sich sofort in die Arbeit zu stürzen, sollten Sie sich die Zeit nehmen, jeden einzelnen Teilnehmer abzuholen. Dies berührt das Unterbewusstsein Ihrer Mitarbeiter und signalisiert Sicherheit und einen geborgenen Raum. Es spornt zu offenem Austausch an und ermutigt die Teilnehmer, das Wort zu ergreifen.

Wenn Sie das Einchecken überspringen, signalisieren Sie Ihrem Team möglicherweise ungewollt, dass bei der Arbeit keine Zeit oder kein Raum für persönliche Kontakte bleibt. Wenn Sie sich die Zeit nehmen, auf menschlicher Ebene in Kontakt zu treten, haben Sie die Möglichkeit, die psychologische Sicherheit zu stärken und zu fördern, die Ihrem Team möglicherweise fehlt, da es derzeit keine Gelegenheit hat, sich bei einem Kaffee oder am Wasserspender auszutauschen.

 

6 Tipps zum effektiven Meeting Check-In

 

Wenn Check-Ins gut geplant sind, können sie zur Dynamik eines Teams beitragen und Verbindungen schaffen, anstatt sich wie vergeudete Zeit anzufühlen. Die folgenden Tipps helfen Ihnen, die Meeting Check-Ins mit Ihrem Team zu verbessern.

 

1 Machen Sie es persönlich

 

Finden Sie den richtigen Ansatzpunkt, um Ihre Check-Ins persönlich zu gestalten. Fragen wie: “Wie geht es Ihnen?”, können ermüdend sein und wirken unauthentisch. Wenn Sie mehrmals am Tag oberflächliche Check-Ins durchführen, kann das den Eindruck erwecken, dass Sie wertvolle Zeit für die Zusammenarbeit und die Arbeit vergeuden und die Produktivität beeinträchtigen.

 

Versuchen Sie es stattdessen mit durchdachten, offenen Fragen und Achtsamkeitsanregungen:

• Wofür sind Sie heute dankbar und warum?
• Nennen Sie eine bemerkenswerte Sache, die Sie heute getan haben.
• Was ist etwas Schönes, das Sie diese Woche für sich selbst tun werden (getan haben)?
• Nennen Sie eine Sache, die Ihnen hilft, sich während des Tages geerdet zu fühlen.

 

2 Haben Sie etwas Spaß

 

Check-Ins mit personalisierten Fragen (s. o.) können sowohl Spaß machen als auch effektiv sein. Wenn Sie mit Ihren Fragen noch einen Schritt weiter gehen wollen, können Sie auch Eisbrecher-Fragen verwenden, die Ihren Mitarbeitern den Raum geben, über nicht arbeitsbezogene Themen nachzudenken.

 

Versuchen Sie es mit ein paar unkonventionellen Fragen:

• Nennen Sie 3 Gegenstände, die Sie immer in der Nähe Ihres Schreibtischs aufbewahren, und sagen Sie (uns), warum.
• Würden Sie lieber Gedanken lesen oder in die Zukunft sehen können?

 

3 Behalten Sie die Zeit im Auge

 

Eine gute Frage kann ein gutes Gespräch auslösen. Auch wenn Sie eine unterhaltsame Diskussion nicht unterbrechen wollen, ist es doch wichtig, dass Ihre Meetings im Zeitplan bleiben. Je nachdem, wie viele Personen Sie in Ihrem Team haben, können Sie den Mitarbeitern im Voraus mitteilen, wie viel Zeit sie jeweils für ihre Check-In-Antworten zur Verfügung haben.

 

Bremspedale, um einen Zeitrahmen einzuhalten:

• „Gehen wir reihum und beantworten die folgende Frage XYZ. Jeder hat 30 Sekunden Zeit für seine Antwort.“
• „Vielen Dank für Ihren Beitrag! Damit wir unseren Zeitplan einhalten können, gehen wir nun zur nächsten Person.“

 

4 Bestimmen Sie Ihren Rhythmus

 

Wenn Sie sich dreimal am Tag mit Ihrem Team treffen, könnte es übertrieben sein, jedes Treffen mit einer lustigen Frage zu beginnen. Legen Sie einen Rhythmus für die Meeting Check-Ins fest, der dem Kontext Ihres Teams gerecht wird. Besser noch, lassen Sie Ihr Team entscheiden, wann es Check-Ins am sinnvollsten erachtet.

 

Gute Zeitpunkte für ein Check-In könnten z. B. sein:

• Die erste Teambesprechung in der Woche
• Einzelgespräche
• Besprechungen mit Teams oder Mitarbeitern, mit denen Sie nicht oft zusammenarbeiten

 

5 Versuchen Sie es asynchron

 

Wenn Ihr Team in verschiedenen Zeitzonen verstreut ist und Live-Meetings rar sind, können Sie Ihre Check-Ins asynchron gestalten. Machen Sie es sich zur Gewohnheit, eine „Frage des Tages” im firmeninternen Messenger-Programm zu posten. Bitten Sie alle Mitglieder Ihres Teams, die Frage zu beantworten, sobald sie sich einloggen und ihren Tag beginnen. So haben die Mitarbeiter die Möglichkeit, sich persönlich auszutauschen, egal wo sie gerade sind.

 

Asynchrone Check-Ins für verteilte Teams:

• Wann und wo arbeiten Sie am besten?
• Wohin würden Sie am liebsten reisen?
• Wie sieht Utopia in Ihrer Fantasie aus?

 

6 Fokus auf psychologische Sicherheit

 

Denken Sie daran, jeden Meeting Check-In völlig freiwillig zu gestalten. Egal, ob jemand keine Antwort weiß, sich nicht in die Nesseln setzen (lassen) will oder einfach keine Lust hat, sich am heutigen Tag zu beteiligen, sollte er ohne weitere Erklärung einfach „passen” sagen können.

 

• Ein sicheres Umfeld für Meeting Check-Ins sieht so aus:
• Keine Beurteilung oder Kritik an den Antworten der anderen.
• Niemals jemanden zu einer Antwort zwingen.
• Es nicht zu persönlich zu machen oder persönliche Grenzen zu überschreiten.

 

Check-in-Fragen und -Anregungen für Meetings

 

Manchmal fallen einem (spontan) keine passenden Check-In-Fragen ein. Hier kommen beispielhaft einige Anregungen, die Sie sich für den zukünftigen Gebrauch kopieren und abspeichern können:

• Was war Ihr Höhepunkt und Ihr Tiefpunkt in der vergangenen Woche?
• In welcher Sektion würden wir Sie in einer Buchhandlung finden?
• Wenn Sie für den Rest Ihres Lebens nur eine Musikrichtung hören könnten, welche wäre das?
• Wenn Sie sich in eine bestimmte Zeit der Geschichte versetzen lassen könnten, welche Zeit wäre das?
• Welches Gericht kochen Sie am liebsten?
• Zu welcher Tageszeit sind Sie am produktivsten/am wenigsten produktiv?
• Beschreiben Sie, wie Ihr Alter Ego in einem alternativen Universum aussehen könnte.

 

Viel Erfolg mit Ihren zukünftigen Check-Ins

 

Das Einchecken mit Ihren Mitarbeitern ist ein entscheidender Faktor für den Aufbau von Vertrauen, Verbindungen sowie für die Schaffung eines angenehmen Miteinanders im Team. Auch wenn es verlockend sein mag, diesen Schritt zu überspringen und sich gleich in die Arbeit zu stürzen, trägt die regelmäßige Durchführung von Check-Ins zu einer Teamkultur bei, die von psychologischer Sicherheit, menschlicher Verbundenheit und Spaß geprägt ist! Welche Check-Ins werden Sie in Ihrer nächsten Sitzung ausprobieren?

Beste Grüße, Ihr Carsten Seiffert

 

Zum obigen Artikel haben mich die Texte von officevibe.com animiert. Übersetzt aus dem Englischen von Carsten Seiffert