Ein Einzelgespräch ist das wichtigste Tool, um sich individuell und explizit mit einem Mitarbeiter auszutauschen

Wenn es darum geht, sich mit den Mitarbeitern auszutauschen, deren Arbeitspensum und Leistungen im Auge zu behalten und sich auf einer persönlichen Ebene zu verbinden, sind Einzelgespräche das Mittel der Wahl. Jedoch haben Vorgesetzte – Sie! – eine permanente Standard-Aufgabenliste vor der Brust und zusätzlich noch dynamische ad-hoc-Herausforderungen, die Sie im Auge behalten müssen. Deswegen haben Sie eventuell nicht immer ausreichend Zeit, vorab die passenden Fragen für Ihre anstehenden Einzelgespräche auszuarbeiten. Hier kommt Unterstützung für Sie. Damit Sie wertvolle Erkenntnisse aus Ihren Einzelgesprächen ziehen können, erhalten Sie nachfolgend eine praktische Liste von geeigneten Beispiel-Fragen, nach Themen gegliedert. Denn nur wenn Sie die richtigen Fragen stellen, können Sie alle Vorteile der Einzelgespräche nutzen.

Wie Sie Einzelgespräche strukturieren

 

Bevor Sie sich in die Einzelgespräche stürzen, sollten Sie sich bewusst machen, dass ein gewisses Maß an Vorbereitung und Struktur notwendig ist. Im Führungskräftetraining sagen wir: „Vorbereitung ist 90 % des Erfolges!“ Die Einzelgespräche sollten sich zwar immer authentisch anfühlen, aber eine vorbereitete Struktur gibt der Führungskraft Sicherheit im Vorgehen und trägt dazu bei, die Kommunikation zu verbessern und Vertrauen aufzubauen. Ganz gleich, ob Sie über berufliche Entwicklungsmöglichkeiten, die Unternehmenskultur oder irgendetwas dazwischen sprechen möchten, die vorbereitete Gesprächsstruktur unterstützt Sie dabei, einen passenden Einstieg zu finden und Ihre Einzelgespräche zu meistern! Von der gut vorbereiteten Struktur profitieren Führungskräfte und Mitarbeiter schlussendlich gleichermaßen.

Unterschiedliche Arten von Besprechungen erfordern unterschiedliche Strukturen. Das Ziel ist aber immer das gleiche: die erforderlichen Gesprächspunkte abzuhandeln und die notwendigen Maßnahmen festzulegen.

 

Ein klassisches persönliches Gespräch beispielsweise läuft in der Regel wie folgt ab:
1. Informelles Kennenlernen (5 Minuten)
2. Rekapitulation der letzten Arbeit (10 Minuten)
3. Vorbereitung der bevorstehenden Arbeit (10 Minuten)
4. Nachbereitung und Festlegung von Aktionspunkten (10 Minuten)

Eine Zielvereinbarungsgespräch dagegen hätte hat eine andere Struktur:
1. Selbstreflexion der Mitarbeiter (vor dem persönlichen Gespräch)
2. Festlegung individueller Mitarbeiterziele (während des persönlichen Gesprächs)
3. Festlegung kleinerer Aktionspunkte (zum Abschluss des Einzelgesprächs)

 

„Ob ein Mensch weise ist, erkennt man an seinen Fragen. Solange man selbst redet, erfährt man nichts. Klug fragen können, ist die halbe Wahrheit. Wer lebt, ohne zu fragen, lebt nicht wirklich.“

(Nagib, Eschenbach, Bacon, Platon)

 

50 Fragen für Einzelgespräche

 

Nachdem Sie nun die Struktur von Einzelgesprächen erkundet haben, finden Sie nachfolgend alle möglichen Arten von Fragen, die Sie in den unterschiedlichsten Situationen stellen können. Von generellen Check-Ins und Gesprächen zur Karriereentwicklung bis hin zu persönlichen oder schwierigen Gesprächen ist alles dabei. Bereiten Sie für jedes individuelle Gespräch Fragen vor, um alle Punkte der Tagesordnung abzudecken und einen guten Gesprächsfluss zu gewährleisten.

 

Fragen zum Check-In

 

Es ist immer gut, ein Check-In durchzuführen. Dadurch können Sie herausfinden, was Ihr Teammitglied aktuell (mental) beschäftigt, und können auf dieser Basis die Gesprächs-Tonalität einpegeln.

 

• Erzählen Sie mir von Ihrem aktuellen Projekt (o. ä.). Wie läuft es?
• Was hat Sie in den letzten zwei Wochen in Bezug auf Ihre Arbeit beschäftigt?
• Können Sie ein Beispiel für eine Arbeitssituation nennen, in der Sie in letzter Zeit erfolgreich waren? Was waren die Schlüsselkomponenten, die zu Ihrem Erfolg geführt haben?

Wussten Sie schon? Eine offene Kommunikation zwischen Führungskräften und Mitarbeitern hat einen großen Einfluss auf die Motivation, die Zufriedenheit und sogar die Produktivität der Mitarbeiter. Regelmäßige Einzelgespräche tragen zur Mitarbeiterbindung bei. Eine Gallup-Studie hat gezeigt, dass ein hohes Mitarbeiterengagement zu einer um 18 % höheren Produktivität führt.

 

Fragen zum Privatleben

 

Neben beruflich bezogener Gesprächs-Themen ist es genauso wichtig, sich für das Privatleben der Mitarbeiter zu interessieren. Wie sich die Mitarbeiter im Alltag fühlen, ist oft ein Spiegelbild dessen, was außerhalb des Arbeitsplatzes vor sich geht.

Das Interesse am Privatleben trägt nicht nur zum Aufbau einer besseren Beziehung bei, sondern spielt auch eine große Rolle beim Aufbau von Vertrauen. Letztendlich sind wir alle Menschen. Es ist wichtig, dass jeder über die Herausforderungen sprechen kann, mit denen er konfrontiert ist, und auch über die Highlights außerhalb der Arbeit, die er gerne mit anderen teilen würde.

Achtung: Das Gleichgewicht zwischen dem Persönlichen und der Professionalität muss gewahrt bleiben. Es ist wichtig, dass man sich kümmert, aber gleichzeitig auch die Privatsphäre respektiert. Nachfolgend finden Sie einige Fragen für den Austausch auf persönlicher Ebene, ohne dabei aufdringlich zu sein:

 

• Wie geht es Ihnen, und wie sieht Ihr Leben außerhalb der Arbeit in letzter Zeit aus?
• Wie empfinden Sie Ihre Work-Life-Balance im Moment?
• Gibt es etwas, das Sie in Ihrer Freizeit gerne tun, für das Sie in letzter Zeit aber keine Zeit hatten?
• Gibt es etwas, das Sie gerne an Ihrer Arbeit ändern würden, das sich positiv auf Ihr Privatleben auswirken würde? Was würde das sein?

Profi-Tipp: Seien Sie so konkret wie möglich. Wenn die Mitarbeiter Kinder haben, fragen Sie nach deren Namen und stellen Sie Fragen zu den Kindern. Wenn es in letzter Zeit einen Urlaub oder ein Lebensereignis gegeben hat, fragen Sie auch danach. Interesse zu zeigen und sich späterhin an kleine persönliche Details zu erinnern, kann den Tag eines Mitarbeiters entscheidend verbessern.

 

Fragen zu Mitarbeiterengagement und Motivation

 

Ein erfolgreiches Unternehmen lebt von Mitarbeitern, die mit ihrer Rolle und ihrer beruflichen Entwicklung zufrieden sind. Eine der wichtigsten Aufgaben von Führungskräften ist es, das Team bei der Selbstmotivation zu unterstützen. Mit den nachfolgenden Fragen finden Sie heraus, was Ihrem Team Spaß macht und was nicht, und wie Ihre Mitarbeiter aktuelle Herausforderungen bewältigen können:

 

• Was begeistert Sie an dem, woran Sie gerade arbeiten?
• Was motiviert Sie, zur Arbeit zu kommen?
• Was denken Sie über unsere bevorstehenden Projekte?
• Fühlen Sie sich bei Ihrer Arbeit manchmal gelangweilt oder unterfordert? Wenn ja, wie können wir Ihren Arbeitsalltag motivierender gestalten?

 

Fragen zur Leistung

 

Erfolg ist eine Zweibahnstraße. Mitarbeiter erbringen bessere Leistungen, wenn es dem Unternehmen gelingt, die bestmöglichen Arbeitsbedingungen herzustellen. Zielerreichung muss praktisch – nicht nur theoretisch – möglich sein. Leistungsmanagement hilft bei der beruflichen Entwicklung, was wiederum zum Unternehmenserfolg beiträgt. Im Folgenden finden Sie einige Fragen, die Ihnen einen Einblick in die Mitarbeiterleistung und Performance ermöglichen:

 

• Welche Fähigkeiten, Stärken oder Talente können Sie einbringen (bringen Sie ein)? Wo sehen Sie win-win-Situationen, bei denen sowohl Sie als auch das Unternehmen profitiert?
• Müssen Sie manchmal an mehr als einer Aufgabe gleichzeitig arbeiten? Wenn ja, wie könnten Ihre Aufgaben und Verantwortlichkeiten neu organisiert werden, so dass Sie Multitasking vermeiden?
• Was schätzt oder erwartet unser Unternehmen Ihrer Meinung nach von Ihnen? Hatten Sie die Möglichkeit, diese Erwartungen zu erfüllen oder diese Werte in Ihrer Arbeit zu verwirklichen?
• Ist Ihrer Meinung nach die Methode zur Bewertung und Honorierung der Arbeitsleistung gerechtfertigt und fair?

Profi-Tipp: Führen Sie mit neuen Mitarbeitern nach den ersten 30, 60 und 90 Tagen Leistungsgespräche, um die Weichen für alle zukünftigen Leistungsgespräche zu setzen.

 

Fragen zur Ausrichtung des Teams

 

Die Feinjustierung eines Teams erfordert Fingerspitzengefühl. Wenn Sie es richtig angehen, ist es aber immer möglich, ein Gleichgewicht zu finden. Die optimale Ausrichtung Ihres Teams trägt zur Verbesserung der Leistung und zur Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit bei. Stellen Sie mit den folgenden Fragen fest, was bereits funktioniert und wo die Abstimmung verbessert werden kann:

 

• Wissen Ihre Kollegen, wann sie Sie unterbrechen können? Wenn nicht, wie können Sie ihnen das vermitteln, ohne dass die Zusammenarbeit darunter leidet?
• Gibt es Dinge im Team, die die Zusammenarbeit erschweren?
• Haben Sie das Gefühl, dass das Team über ausreichende Ressourcen (IT, Personal, Budget, Material oder andere) verfügt, um unsere gemeinsamen Teamziele zu erreichen?
• Wenn es eine Sache gäbe, die Sie in unserem Team oder Unternehmen erreichen könnten, was wäre das? Was würde Ihnen oder Ihrem Team dabei helfen, es zu erreichen? Was könnte Ihrer Meinung nach im Wege stehen?

 

Fragen zur beruflichen Entwicklung

 

Wenn es um berufliche Entwicklung geht, hat jeder seine individuellen Karrierepläne. Vom Erlernen neuer Fähigkeiten bis zum Erreichen langfristiger Ziele ist persönliches Wachstum grundsätzlich subjektiv. Sie sollten deshalb herausfinden, was den einzelnen Mitarbeitern wichtig ist, welche Richtung sie einschlagen wollen und welche Karriereziele sie haben. Um Ihre Mitarbeiter in der persönlichen Entwicklung unterstützen zu können, könnten Sie im nächsten Einzelgespräch diese Fragen zur beruflichen Entwicklung stellen:

 

• Haben Sie das Gefühl, dass Sie in Ihrer Funktion Fortschritte machen
• Fühlen Sie sich bei der Arbeit genug gefordert? Lernen Sie neue Dinge?
• Wie können wir Sie bei der Erreichung Ihrer kurz- und langfristigen Ziele unterstützen?
• Haben Sie das Gefühl, Ihre Karriere in dem von Ihnen gewünschten Tempo voranzutreiben?
• Gibt es Veranstaltungen, an denen Sie gerne teilnehmen würden, oder Schulungen, die Ihnen bei der Weiterentwicklung Ihrer Fähigkeiten helfen?

 

Fragen zu persönlichen Herausforderungen

 

Jede Rolle bringt ihre eigenen Herausforderungen mit sich. Ob es um den Umgang mit Ablenkungen geht (im Büro oder Home-Office), oder um Kommunikationsprobleme im Team oder sogar um ein Problem mit der Unternehmenskultur – die Mitarbeiter sollten immer ermutigt werden, diese Probleme anzusprechen. Die Beseitigung von Herausforderungen und Hemmnissen wird dazu beitragen, die Zufriedenheit und Leistung der Mitarbeiter zu verbessern. Im Folgenden finden Sie einige Fragen, die Sie diesbezüglich bei Ihren künftigen Einzelgesprächen stellen können:

 

• Welche Elemente Ihres Arbeitsumfelds verursachen die häufigsten Unterbrechungen Ihrer Produktivität? Wie könnten Sie/wir dieses Problem beheben?
• Ist Ihre Arbeitsbelastung Ihrer Meinung nach angemessen? Wenn nicht, haben Sie Lösungsvorschläge, die wir gemeinsam umsetzen könnten?
• Auf welche Art und Weise könnten Sie/wir kommunizieren, wenn Ihnen Ressourcen fehlen, z. B. IT-, Personal-, Budget-, Sach- oder andere Mittel?
• Auf welche Art und Weise könnten Sie/wir kommunizieren, wenn Ihnen Ihre Rolle und Ihre Verantwortlichkeiten nicht klar sind?

 

Wussten Sie das? Fernarbeitskräfte stehen vor einer Reihe von Herausforderungen, die im Büro nicht unbedingt auftreten. Einer Studie von BNN Bloomberg zufolge wird ein Viertel der Arbeitszeit auch in Zukunft aus der Ferne erbracht werden. Daher muss sichergestellt sein, dass die Herausforderungen von Fernarbeitnehmern weiterhin (verstärkt) abgefragt werden.

 

Fragen nach den Präferenzen bei Anerkennung und Lob

 

Anerkennung für die geleistete Arbeit ist ein wichtiger Motivationsfaktor für Mitarbeiter. Doch wie positives Feedback wahrgenommen wird, kann völlig unterschiedlich sein. Die Dosierung und Häufigkeit von positiven Rückmeldungen, wird von jedem Persönlichkeitstyp unterschiedlich erlebt. Während der eine täglich seine kleine Dosis Zuspruch benötigt, reicht beim nächsten ein kräftiges Lob alle zwei Monate. Erkundigen Sie sich einfach nach der gewünschten Dosis. Nutzen Sie dazu z. B. die nachfolgenden Fragen:

 

• In welchem Zusammenhang würden Sie es bevorzugen, dass Ihre geleistete Arbeit erwähnt wird?
• Welche Art des Lobes würde sich am positivsten auf Sie auswirken? Würden Sie es vorziehen, dass Ihr Beitrag bei Teambesprechungen gewürdigt wird, dass ich Ihnen in Einzelgesprächen ein positives Feedback gebe, dass das Team Aktivitäten durchführt, die den Erfolg eines bestimmten Projekts hervorheben, oder etwas anderes?
• Bemühen Sie sich im Gegenzuge auch, die Arbeit und Leistungen Ihrer Kollegen anzuerkennen?
• Gibt es etwas, was wir als Team tun könnten, um Anerkennungen zu verbessern?

 

Fragen zu Mitarbeiter-Feedback und Kommunikation

 

Ähnlich wie beim Lob ist es auch wichtig, Ihre Mitarbeiter zu fragen, wie sie Feedback erhalten möchten. Manche Mitarbeiter kommen mit Feedback und konstruktiver Kritik gut zurecht, während andere Mitarbeiter einen anderen Ansatz benötigen. Es ist wichtig herauszufinden, was funktioniert und was nicht. Im Folgenden finden Sie diesbezüglich einige Beispiel-Fragen:

 

• Wie/wann erhalten Sie am liebsten Feedback?
• Haben Sie in letzter Zeit konstruktives Feedback erhalten? War es hilfreich? Warum/wodurch?
• Fühlen Sie sich wohl dabei, Ihren Kollegen Feedback zu geben
• Wünschen Sie sich aktuell Feedback? Zu welchem Punkt/Thema
• Möchten Sie mir aktuell Feedback geben?

 

Fragen zu Karrierezielen

 

Die Festlegung von Karrierezielen unterstützt die Mitarbeiter dabei, deren persönliche kurz- und mittelfristige Entwicklung im Fokus zu behalten. Die Aufgabe des Vorgesetzten ist es, den Mitarbeitern dabei zu helfen, diese Ziele zu bestimmen und bei deren Erreichung auf dem richtigen Weg zu bleiben. Ein guter Anfang ist es, im Einzelgespräch die richtigen Fragen zu stellen:

 

• Wie sehen Ihre Karriereziele aus? Wie können wir Ihre individuellen Ziele mit den Team- und Unternehmenszielen abstimmen?
• Wie kann ich Sie unterstützen, um Ihre Ziele zu erreichen?
• Was müssen Sie aus heutiger Sicht tun, um Ihr Ziel erreichen zu können?
• Finden Sie hier im Team/Unternehmen die geeigneten Bedingungen zur Zielerreichung?
• Benötigen Sie Unterstützung, um Ihr Ziel zu überarbeiten oder neue Ziele zu setzen?

 

Profi-Tipp: Die Festlegung und Erreichung von Mitarbeiterzielen ist eine besondere Herausforderung. Wie bei jeder großen Reise muss man auch hier Schritt für Schritt tun, um zum Ziel zu gelangen. Legen Sie gemeinsam mit Ihren Mitarbeitern individuelle Zwischenziele fest (und verknüpfen Sie diese mit den kollektiven Zielen Ihres Teams). So können Sie bei jedem Einzelgespräch kleinere Aktionspunkte festlegen, um Ihre Teammitglieder bei der Erreichung des Gesamtziels zu unterstützen.

 

Fragen zur Work-Life-Balance, Wohlbefinden und Stress

 

So wie es wichtig ist, Fragen zum Privatleben eines Mitarbeiters zu stellen, ist es auch wichtig, sich über die Work-Life-Balance zu informieren. Heutzutage geht es mehr denn je darum, Stress zu bewältigen und sich um die psychische Gesundheit zu kümmern. Stellen Sie die richtigen Fragen, um Ihr Team wissen zu lassen, dass Sie zuhören und ein gesundes Gleichgewicht unterstützen:

 

• Wie setzen Sie Prioritäten bei der Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben?
• Fühlen Sie sich wohl dabei, Pausen zu machen, sich freizunehmen und von flexiblen Arbeitsbedingungen Gebrauch zu machen?
• Können Sie mir konkrete Beispiele für Stresssituationen nennen, die Sie bei der Arbeit erleben?
• Was ist Ihrer Meinung nach die Ursache für den Stress?
• Sind Sie in der Lage, erfahrenere Kollegen um Hilfe, Unterstützung oder Input zu bitten, um stressige Situationen zu bewältigen?
• Was muss ich als Führungskraft zusätzlich tun, um das körperliche und geistige Wohlbefinden unseres Teams zu fördern? Was mache ich bereits ausreichend/richtig?

 

Fragen zum Abschluss und zur Festlegung der nächsten Schritte

 

Ob es um die berufliche Entwicklung, das Wohlbefinden eines Mitarbeiters, dessen Produktivität oder Fragen zur Arbeitskultur geht, jedes Thema sollte sorgfältig weiterverfolgt zu werden. Mit den folgenden Fragen können Sie die Verbindlichkeit und Nachhaltigkeit des Besprochenen generieren:

 

• Was werden Sie auf der Grundlage unseres Gesprächs in die Tat umsetzen? Wie und bis wann werden Sie mir davon berichten?
• Gibt es ein bestimmtes Gesprächsthema, auf das wir bei unserem nächsten Treffen zurückkommen sollten?
• Fällt Ihnen etwas ein, womit ich Sie unterstützen könnte, bevor wir zum Schluss kommen?

 

Profi-Tipp: Wenn es bereits wichtig ist, die nächsten Schritte zu vereinbaren, so ist es noch wichtiger, sie zu verfolgen. Seien Sie unbedingt konkret. Wenn Ihre Mitarbeiter bemerken, dass Sie selbst getroffene Vereinbarungen nicht konsequent nachverfolgen, werden Ihre Einzelgespräche nicht mehr ernst genommen. Schneller könnten Sie Ihre Führungskraft-Reputation nicht ruinieren.

 

Gut gerüstet mit wertvollen Fragen für Ihre Einzelgespräche

 

Sie sind eine großartige Führungskraft, und diese Fragen werden Sie dabei unterstützen, gute Gespräche mit jedem direkten Mitarbeiter zu führen. Ob es darum geht, Ziele zu besprechen, ein schwieriges Gespräch zu führen, den aktuellen Stand der Dinge zu erfahren oder sich nach dem Wohlbefinden zu erkundigen, jetzt sind Sie für jedes Gespräch bestens gerüstet.

Ich wünsche Ihnen viel Erfolg.
Beste Grüße, Ihr Carsten Seiffert

 

Zum obigen Artikel haben mich die Texte von officevibe.com animiert. Übersetzt aus dem Englischen von Carsten Seiffert